Huishoudelijk Reglement Vliegvisclub De Poldervlieg.

Artikel 1: Wijzigen van het Huishoudelijk Reglement

Wijzigen van het Huishoudelijk Reglement vindt plaats tijdens een Algemene Vergadering.
Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement behoeft een volstrekte of absolute meerderheid van stemmen.

Artikel 2: Lidmaatschap
Gelet op art. 4,6,7 en 23 van de Statuten van Vliegvisclub De Poldervlieg (ALV 2016):

1. Aanmelden voor het lidmaatschap vindt plaats door zich aan te melden bij de secretaris. Men wordt dan kandidaat lid.
2. Een kandidaat lid mag vrijblijvend aan drie verenigingsactiviteiten deelnemen.
3. Na deze drie verenigingsactiviteiten verplicht een kandidaat lid zich tot het betalen van contributie.
4. De hoogte van verschuldigde contributie wordt bepaald door het moment waarop het kandidaat lidmaatschap aangegaan wordt, te weten:
5. tijdens de eerste helft van het kalenderjaar: de volledige jaarlijkse bijdrage
6. tijdens de tweede helft van het kalenderjaar: de halve jaarlijkse bijdrage
7. Een kandidaat lidmaatschap bedraagt ten minste één jaar.
8. Het kandidaat lidmaatschap wordt na dat jaar op de eerstvolgende Algemene Vergadering per hamerslag omgezet in een lidmaatschap.

Artikel 3: Erelidmaatschap
Gelet op art. 5 van de Statuten van Vliegvisclub De Poldervlieg (ALV 2017):

1. De vereniging kent maximaal twee actieve ereleden.
2. Onder actief wordt verstaan het geregeld deelnemen aan activiteiten van de club.
3. Een erelid is vrijgesteld van contributie, maar mag een vrijwillige bijdrage leveren.
4. Het erelid krijgt tijdens de benoeming een gouden speld en een oorkonde.
5. De gouden speld is op levenslange leenbasis (net als een Koninklijke Onderscheiding).

Artikel 4: Clubactiviteit

1. De Poldervlieg kan uit haar kas bijdragen aan een activiteit of abonnement.
2. Het bestuur of een lid kan hiertoe voorstellen iets als clubactiviteit aan te merken.
3. Hierbij dient het voorstel duidelijk te worden omschreven, evenals de financiële consequenties.
4. Het bestuur merkt een voorstel aan als een clubactiviteit in bovenstaande zin als tenminste tien leden participeren.
Daarbij mag -bij een eventuele stemming- het aantal tegenstemmers niet groter zijn dan het aantal voorstemmers.
5. Het bestuur houdt hiertoe een peiling (via de mail) onder de leden met als opties: voor/neutraal/tegen.
Een voorbeeld: Bij 6 man voor gaat het niet door.
Bij 10 man voor en 1 tegen (de rest neutraal of onthouding van stemming) gaat het door.
Bij 10 man voor en 15 tegen niet.
6. Het bestuur is gerechtigd om, indien een snelle beslissing noodzakelijk is, dit te nemen zonder voorafgaande ledenraadpleging.
Achteraf wordt dan verantwoording afgelegd.
7. De penningmeester heeft - namens het bestuur- een vetorecht, als hij van mening is, dat een voorstel buitensporig is.
8. Met tradities als jubilea, weekend Baggelhuizen en IJsbaanvissen wordt rekening gehouden, ook als er incidenteel minder
aanmeldingen blijken te zijn.

Artikel 5: Gedragscode Sociale Media

1. Als je een foto of tekst op facebook of instagram zet, is het de bedoeling dat het stukje feitelijk juist is.
2. Het is gewenst om op een positieve manier tekst of foto’s in te brengen, negatieve stukken worden door de beheerder van het net
gehaald.
3. Foto’s waar andere clubleden goed herkenbaar opstaan, mogen niet zomaar zonder toestemming geplaatst worden,
de toestemming kan mondeling gegeven worden.
4. Er wordt ontraden om in detail laten zien waar er gevist wordt, dit geldt zowel voor geschreven tekst voor een foto.
Bij betaalwateren is dit geen bezwaar.

Artikel 6: Veilingen

Algemeen.
Tijdens de eerste bijeenkomst van het jaar wordt een veiling gehouden onder leiding van een veilingmeester benoemd uit de leden. Alle leden kunnen goederen inbrengen en kopen. Goederen kunnen een half uur tevoren worden bezichtigd. Ook kunnen bijzondere veilingen worden gehouden, zie hiervoor het Reglement Nalatenschapscommissie.

Consumptie
De lijst met gewenste consumptie, aangeboden door de club in de pauze, wordt direct aan begin van avond neergelegd.

Lotenverkoop
Er zijn prijzen te winnen in de loterij.
De hoofdprijs is een bedrag van € 100, te besteden aan een visreisje met een vismaat van de club en met de verplichting daarover een verslag te schrijven voor de Poldernimf.
De reis wordt verder gestaafd met bonnen en de declaratie dient binnen het kalenderjaar waarin de prijs werd gewonnen te worden ingediend, evenals het verslag.
De rest van de prijzen wordt ingebracht door de leden, dus leden die prijzen ter beschikking willen stellen worden daartoe van harte uitgenodigd! Lotenverkoop is direct aan begin van de avond: de penningmeester stelt de verkoopprijs per jaar vast; loten zijn uitsluitend per lid af te nemen (geen gezamenlijke koop omdat prijzen ook niet deelbaar zijn) en verloting van de prijzen is tijdens de pauze door of namens de voorzitter.

Bonnensysteem kavels
Voor de verkoop van goederen worden soortgelijke bonnen als de loterijbonnen gebruikt voor de kavels.
Deze bonnen bestaan uit twee delen met het zelfde nummer.
De linkerbon wordt aan het kavel vast gemaakt met plakband, aangeleverd door de penningmeester.
Het gewenste aantal kavelbonnen dient uiterlijk 4 dagen voor de veiling plaatsvindt, om 17.00 uur, bij de penningmeester te worden aangevraagd!
Als je iets meer bonnen aanvraagt dan je uiteindelijk gebruikt, is dat geen probleem. Na verkoop wordt het rechterdeel afgescheurd en daarop schrijft de veilingmeester de naam van de koper en het verkoop bedrag en vervolgens brengt hij dit naar de veilingadministratie. Indien het een kavel voor de club betreft staat er op het niet af te scheuren deel het – eventuele- minimale openingsbod als geheugensteun voor de veilingmeester. Indien het een kavel van een clublid betreft met 90% voor het lid en 10% voor de club, staat tevens op het niet af te scheuren deel het –eventuele- minimale openingsbod.

Procedure veilingmeester
1. Het veilen van goederen gaat door middel van opbieden en/of afmijnen (zulks ter keuze van de veilingmeester).
2. Bij afmijnen gaat “mijn” voor elke andere kreet die de veilingmeester hoort.
3. Er wordt bij opbieden geveild volgens het systeem van: “Eenmaal……Andermaal……VERKOCHT!
N.B. Het tempo van de veilingmeester hierbij kan sterk variëren.
4. Wel is van elk verkocht artikel 10% van de verkoopprijs voor de clubkas (te betalen door de verkoper),
tenzij hierover vooraf andere afspraken zijn gemaakt met het bestuur.
5. Het staat de verkoper vrij ook de gehele opbrengst van het verkochte ten bate van de clubkas te laten komen.
6. Er wordt geen krediet verstrekt, onderlinge deals tussen verkoper en koper zijn toegestaan,
mits de 10% voor de club afgedragen wordt. Betalingen uitsluitend contant.
7. De veilingmeester kan ook zelf als privépersoon meebieden en/of deelnemen aan het afmijnen.
8. In alle twijfelgevallen geldt het oordeel van de veilingmeester als beslissend.
Over de uitslag wordt niet gediscussieerd noch gecorrespondeerd.
9. Door artikelen aan te bieden, aanwezigheid in de zaal en/of door mee te bieden geeft men te kennen akkoord te gaan met
de voorwaarden zoals gesteld in dit reglement en af te zien van de mogelijkheid van beroep op Nederlands,
Europees en/of ander internationaal recht, waaronder begrepen zowel het civiel, het bestuursrecht als het strafrecht.
10. Een lid van de kascontrole commissie houdt met de penningmeester toezicht op de financiën,
vooraf tellen zij de kas en achteraf leggen zij na telling het resultaat vast in een document, dat zij beiden direct ondertekenen.

Artikel 7: Gegevensbescherming

7.1 Vliegvisclub De Poldervlieg houdt ten behoeve van de ledenadministratie een bestand bij van de (aspirant-) clubleden.
Hierin worden uitsluitend geregistreerd:
• naam
• adres
• woonplaats
• telefoonnummer
• emailadres
• datum aanmelding als lid
7.2 Dit bestand wordt bijgehouden door de “administrateur leden”.
Hij krijgt zijn gegevens van de secretaris van het bestuur, die aan- en afmeldingen bijhoudt.
7.3 De administrateur slaat dit bestand op in een dropbox omgeving.
7.4 Tot deze map op de dropbox hebben uitsluitend toegang deze administrateur, de drie bestuursleden van de vereniging en de
website beheerder. Allen die hiermee werken beschikken over een computer met adequate virus- en toegangsbeveiliging.
7.5 Het bestuur kan besluiten om gegevens uit het bestand ter beschikking te stellen aan commissies van de club.
7.6 Aan derden worden geen gegevens verstrekt, behoudens wettelijke verplichting.
7.7 Een lid dat inzage wil in zijn gegevens richt daartoe een verzoek aan de secretaris, deze verstrekt de gegevens zo spoedig mogelijk.
Een eventueel verzoek tot correctie dient een lid in bij de secretaris. Het bestuur neemt hierop binnen 14 dagen een besluit.
7.8 Elk lid is verplicht om mutaties zo spoedig mogelijk door te geven aan de secretaris.
7.9 Binnen 14 dagen na opzegging van het lidmaatschap of overlijden van het lid worden zijn gegevens verwijderd.
7.10 Door lid te worden van De Poldervlieg gaat men akkoord met dit reglement.